État des lieux : enquête sur le document qui fixe le dépôt

Qui paie la rayure sur le parquet, la tache au plafond, le joint de douche noirci ? Le jour où le locataire rend les clés, la réponse ne dépend ni de la mémoire du bailleur ni de celle du locataire, mais d'un document signé parfois six ou huit ans plus tôt. Mal rempli, il laisse la place aux suppositions ; précis, il tranche presque tous les litiges.

Pour comprendre ce qui fait un état des lieux solide, il faut remonter aux textes : l'article 3-2 de la loi de 1989 qui régit les baux d'habitation, et le décret du 30 mars 2016 qui en détaille le contenu. L'Agence nationale pour l'information sur le logement (ANIL) en tire des règles pratiques que l'on retrouve ci-dessous.

Ce que la loi exige vraiment

L'état des lieux concerne les locations de résidence principale, vides ou meublées. Il est dressé à la remise des clés et à leur restitution, en autant d'exemplaires que de parties, et joint au bail. Deux façons de l'établir sont prévues :

• ensemble et à l'amiable, bailleur et locataire sur place ;
• par un tiers mandaté par eux, le plus souvent une agence immobilière.

Lorsqu'aucune des deux voies n'aboutit (refus, absence, désaccord), la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, l'ancien huissier. Il convoque les parties par lettre recommandée au moins sept jours à l'avance, et ses frais, à un tarif réglementé, sont partagés par moitié.

Le contenu fixé par le décret de 2016

Le décret n° 2016-382 impose un document dont la forme est la même à l'entrée et à la sortie, sur papier ou sous forme électronique, remis à chaque partie au moment de la signature. L'ANIL précise qu'il peut s'agir d'un document unique avec deux colonnes ou de deux documents de présentation similaire. Les mentions obligatoires sont les suivantes :

• le type d'état des lieux (entrée ou sortie) et sa date ;
• l'adresse du logement ;
• le nom et l'adresse du bailleur, ou sa dénomination s'il s'agit d'une société ;
• la nature et le nombre des clés remises ;
• les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie ;
• la description précise des sols, murs, plafonds et équipements, pièce par pièce ;
• à la sortie, la nouvelle adresse du locataire et la date de l'état des lieux d'entrée ;
• les signatures des parties, et l'identité du mandataire le cas échéant.

Une appréciation du type « bon état » ou « usagé » ne suffit pas : l'ANIL rappelle que chaque qualificatif doit s'accompagner d'une description détaillée. Photos, croquis et réserves peuvent compléter l'ensemble.

État des lieux d'entrée : les dix jours qui comptent

C'est à l'entrée que se joue l'essentiel. Le locataire qui vient de déposer ses cartons a rarement le temps d'ouvrir chaque robinet et chaque volet. La loi lui laisse une session de rattrapage : il peut demander au bailleur de compléter l'état des lieux dans les dix jours suivant son établissement, pour tout élément du logement.

Pour le chauffage, le délai court jusqu'à la fin du premier mois de la période de chauffe : un radiateur défaillant découvert en novembre, pour un bail signé en juin, peut encore être signalé. Si le bailleur refuse de compléter le document, le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation par lettre recommandée.

En pratique, ces dix jours se mettent à profit pour tester ce qui ne se voit pas le jour de la visite : écoulement des évacuations, fonctionnement des volets et des fenêtres, prises électriques, VMC, chasse d'eau, plaques de cuisson. Un courrier recommandé listant précisément les points relevés, avec photos datées, constitue une preuve.

Ces premières semaines sont aussi le bon moment pour repérer les parois froides et les traces d'humidité, avant d'envisager une isolation thermique des murs.

Ce que coûte un état des lieux

Établi directement entre bailleur et locataire, l'état des lieux est gratuit. Réalisé par un professionnel, il peut donner lieu à des frais, mais la part facturée au locataire est encadrée :

L'ANIL donne un exemple : pour un logement de 20 m² et un état des lieux facturé 200 €, le locataire paie au plus 60,60 € ; s'il est facturé 100 €, il paie au plus 50 €, puisque sa part ne peut excéder celle du bailleur.

Location meublée : l'inventaire en plus

Dans un logement loué meublé, l'état des lieux se double d'un inventaire du mobilier et des équipements fournis. L'ANIL recommande d'y détailler l'état de chaque élément : meubles, vaisselle, literie, électroménager, luminaires. À la sortie, c'est cet inventaire qui permet de constater un objet manquant ou abîmé, et de le distinguer d'un équipement simplement usé par le temps. Un inventaire réduit à une liste sans description laisse, comme un état des lieux sommaire, beaucoup de place à la contestation.

Que se passe-t-il sans état des lieux ?

Le code civil pose une présomption : en l'absence d'état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives, et doit le rendre tel. Si aucun document n'a été établi par négligence des deux parties, cette présomption joue contre le locataire.

La loi en limite toutefois l'usage. La partie qui a empêché l'établissement de l'état des lieux ne peut pas s'en prévaloir. Un bailleur qui refuse de faire l'état des lieux d'entrée ne peut donc pas, à la sortie, invoquer la présomption de bon état ; le locataire confronté à ce refus a intérêt à le mettre en demeure par écrit. À la sortie, si le bailleur ne se présente pas, le locataire peut rendre les clés par lettre recommandée et, sans état des lieux de sortie, il est considéré comme ayant rendu le logement en bon état.

L'état des lieux de sortie et la question de la vétusté

À la sortie, la comparaison avec l'entrée sert de base au calcul des éventuelles retenues. Le logement doit être rendu dans l'état où il a été reçu, sans obligation de remise à neuf. Deux notions se distinguent :

• la vétusté, c'est-à-dire l'usure normale due au temps et à l'usage, reste à la charge du bailleur et ne peut pas être facturée ;
• les dégradations résultant d'un usage anormal sont à la charge du locataire, comme la remise en état après des travaux non autorisés.

Le décret de 2016 permet aux parties de convenir, dès le bail, d'une grille de vétusté issue d'un accord collectif national ou local. Elle fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et un abattement forfaitaire annuel. Avec une telle grille, une moquette posée neuve dix ans plus tôt ne se facture pas au prix du neuf.

Le jour de la sortie, le logement vidé et nettoyé se compare pièce par pièce avec le document d'entrée. Les relevés de compteurs et la remise des clés, avec leur nombre, y figurent aussi. Un logement encore encombré de cartons fausse la comparaison : mieux vaut organiser le congé et le déménagement pour que l'état des lieux de sortie ait lieu une fois les pièces vides.

Le dépôt de garantie, conséquence directe

Le délai de restitution dépend du résultat de la comparaison :

• un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée ;
• deux mois s'il ne l'est pas, le bailleur pouvant alors déduire le coût des réparations justifié par des devis ou des factures.

En copropriété, le bailleur peut conserver jusqu'à 20 % du dépôt jusqu'à l'approbation annuelle des comptes de l'immeuble. Tout retard de restitution ouvre droit à une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé, sauf si le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse. Pour contester une retenue, une démarche amiable (conciliateur de justice, commission départementale de conciliation ou médiateur) est obligatoire avant de saisir le juge lorsque la somme est inférieure à 5 000 € ; l'action se prescrit par trois ans.

Questions fréquentes

Qui doit faire l'état des lieux de sortie ?

Le bailleur et le locataire ensemble, ou le mandataire du bailleur. Si le bailleur passe par un professionnel, les frais de sortie sont à sa charge ; seul le recours à un commissaire de justice, en cas de désaccord, se partage par moitié.

Peut-on modifier un état des lieux d'entrée après l'avoir signé ?

Oui, dans les dix jours suivant sa réalisation, par une demande de complément adressée au bailleur. Pour le chauffage, la demande reste possible pendant le premier mois de la période de chauffe.

Un état des lieux sur tablette est-il valable ?

Oui. Le décret de 2016 admet la forme électronique, à condition que les documents d'entrée et de sortie soient comparables et remis à chaque partie.

Le bailleur peut-il retenir le dépôt pour de l'usure normale ?

Non. La vétusté reste à sa charge. Seules les dégradations constatées par comparaison entre l'entrée et la sortie, et justifiées par des devis ou des factures, peuvent être retenues.

Que faire si le bailleur refuse l'état des lieux d'entrée ?

Le mettre en demeure par écrit. Il ne pourra pas ensuite invoquer la présomption de bon état, et le locataire peut aussi faire appel à un commissaire de justice, avec partage des frais.

Sources et références

• Légifrance, Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux et de prise en compte de la vétusté — www.legifrance.gouv.fr
• Légifrance, Loi du 6 juillet 1989, article 3-2 — www.legifrance.gouv.fr
• ANIL, État des lieux d'entrée et de sortie : modalités, coût — www.anil.org
• Service-Public, Dépôt de garantie dans un bail d'habitation — www.service-public.gouv.fr